喝咖啡聊精實-用精實思維管理資訊流程
2016/06/04

指導:華宇企管  陳立山顧問

 

文章:華宇企管 吳宜靜 主任

企業經營管理有很多面向,從生產、銷售、人資、研發、財務等面向都需要管理,各單位也是環環相扣的,這點想必你無法反駁吧! 前陣子我們討論很多關於精實管理的細節、思維,許多學員往往把「精實」界定在生產管理,這是一個謬論!!

「精實」不只有生產部門的事。

「精實」是一個企業文化塑造的平台。

「精實」是問題解決能力養成的方法。

「精實」更是一個幫助企業留住好人才最好辦法。

本次在喝咖啡聊精實中,顧問與學員們共同探討:精實思維」管理企業資訊流程,以下是小編為大家整理,也請大家一起思考:

 

思維一:「精實之眼」減少浪費

在現在數位時代的來臨,包含:PC、平板、手機這些承載數據資訊工具為企業及人們帶來便利,如今又是大數據時代的浪潮下,企業的資訊管理變得更加重要,企業要如何透過內部、外部眾多數據資料中,為企業分析、執行重要決策,顯得非常重要。我們都知道在精實管理中最為常見的浪費主要有八大類,分別是:

不良品的浪費、重工的浪費、等待的浪費、動作的浪費、搬運的浪費、庫存的浪費、製造過多的浪費及管理的浪費。其實這個道理看似簡單,資訊管理本來就應該順暢作業,許多企業卻經常發生上述的浪費,怎麼說呢?!

顧問舉出常見的案例,一般企業常見有ERPCRM、會計系統……等,因企業組織不斷變化,因此企業對於資訊系統皆採用增購或購買套裝系統方式,但也往往造成資訊系統太多,人力操作不良的浪費。因為多次、多人由不同系統KEY IN資料,往往導致需要額外人力核對又或是因為公司資料檔案太多,需要專人管理這些檔案;又或是公司資料分散在各單位,管理階層需要數據分析報表,卻往往無法即時拿取這些資料,這些看似雞毛蒜皮的小事,卻是企業最大的資訊管理浪費。一般企業面臨上述狀況,通常做法就是加班、加人、加系統幫助企業管理資訊、數據、檔案,但這真是一個好方法嗎?

顧問告誡建議這些企業,一切必須回歸基本功,透過精實管理中的5S概念幫助企業流程梳理,確認企業的管理流程是否有重工、空缺,並透過減少浪費的思維下降低不具附加價值的資訊流程活動。就如同上述所說案例,多人、多次KEY IN在不同系統中,這般不具附加價值的活動。

 

思維二:以合理化及標準化做為資訊管理的基礎

資訊管理的價值是在使用者的認同,其目的就是提供使用者便利的服務,而非專業的服務,專業但沒有人使用的服務就是垃圾。因此資訊化管理要能順暢,基礎在於合理化與標準化。許多企業購置不同的資訊系統,包含:會計系統、ERPMRPCRM……等,由於是在不同時間添購,因此常見是狀況是,跨部門間各自作業管理系統,卻無法整合資料看出整體樣態。比方說,在倉庫端KEY IN原料入庫的數量、規格,在財務端KEY IN是採購金額、銷貨金額,在業務端卻是訂單數量、成交金額,而生產單位則是生產時間、生產數量、不良率……等各自管理,那麼這會造成許多管理上的浪費。這裡不是要大家去添購一台配備多麼完整的電腦系統做管理,而是讓各位主管思考,什麼才是對公司管理合理化的方式。

以上述案例來說,跨部門報、連、談方式是最為重要的,發現問題就立刻找相關單位解決是最重要的,這也是「精實管理」的精神所在。顧問更舉一案例,他在輔導一家家族企業時,由於各單位皆由不同的親戚掌管,又因各個家族皆有各自持股,使得管理更顯得沒有標準化及合理化,企業股東們都發現這一問題,而大老闆急著導入電腦系統,期望能藉此讓管理流程順暢……,在當時,顧問便要求他們必須從生產、銷售、人員各單位進行流程梳理,並思考什麼才是公司的合理化流程,藉此建立公司標準作業後,再選擇合適的電腦系統。最後,也透過這一步驟的梳理,也讓各單位權責更加清晰。

陳顧問強調,「精實」是管理的一門「道」,其精神無論用在何處,都是以「尊重人性」為出發點,並解決日常工作中具體實踐豐田工作術中的工作方法。透過培養「精實」思維,可以減少企業經營的複雜度,融入員工、顧客的生活中,幫助企業留住好人才,為企業追求永續經營的平台。

喝咖啡聊精實-用精實思維管理資訊流程

【外訓課程●線上報名】