ISO改版前,先梳理流程-案例
2017/04/14

ISO改版前,先梳理內部流程

國際驗證 輔導案例


華宇企管台灣顧問團隊,此次深入資本額兩億,員工80位的台中企業輔導,針對ISO9001ISO 14001改版方向,督促公司成立推動小組,並在公司內部以組織分工方式,展開完整的教育訓練課程,使小組成員充分了解標準的需求要點以符合經營管理、與客戶要求的方式,讓企業系統的執行有效落實於各單位日常作業中,做為企業未來施行標準依據。

這次ISO9001:2015ISO 140012015改版,企業想通過驗證,須於2018年底前完成改版作業並符合新版的要求。稽核驗證標準,須要求公司建立整合性的管理體系,所以企管顧問輔導必先梳理企業流程、建立明確而一貫的環境計劃與目標、將組織內全員結合起來,方能順利通過稽核,取得認證。

圖說:台灣 ISO9001、ISO 14001輔導實況

ISO改版與物流情報系統

華宇企管台灣顧問團隊,所輔導的這家公司,營業項目主要以工業、電子包裝用膠帶,在製程異常處理上,公司系統流程度須透過ISO系統加強其敏感度,針對結案的文件、流程、表單建立一套完整的對應系統,使表單概念結合流程改變,將接單、採購、出貨、生產一氣呵成,並對應現場的物流的情報系統,提高客戶滿意度,為了加強情報系統於日常作業中運作,顧問團隊針對這次新版ISO 9001:2015的策略規劃要求除了改造此輔導公司策略管理之外,另外在流程管理、風險分析與知識管理上,也做了相對應措施。

重視品質管理與利害相關團體

從改版ISO 9001:2015對於組織環境要求來看,組織應瞭解對利害相關團體之需求與期望,由於利害相關團體包含員工、客戶、組織團體..等等利害關係,關係擴大,需要顧問團隊做一次清楚地梳理,並使SWOT內外部或環境掃描等分析制度化。改版後的ISO 9001:2015,清楚規定品質管理系統在整個組織中的應用,組織應確定所需的流程,同時應決定每個流程所需的輸入和期望的輸出;並確定流程所需的準則、方法、測量及相關的績效指標。因此顧問團隊協助企業訂定產品設計、產品製造流程要求、產品儲存查收以及售後服務流程績效..等績效指標(Customer-oriented processCOP)。

圖說:台灣 ISO9001、ISO 14001輔導實況

風險與機會之相關行動

改版後的ISO 9001:2015在風險與機會的要求上,明訂組織在規劃其管理系統時,應當考慮依照利害相關團體之需求與期望,評估風險和機會,以確保品質管理系統可達成預期成果,預防或降低不希望發生的影響。

 所以在環境危害鑑別上,顧問輔導團隊針對輔導公司環境審查,審視公司的風險機會,明訂組織要規劃目標,並對於達成目標的工作項目、資源需求、負責人員、預定時程與成果評估標準,完整的執行規劃,並系統化的推動變革、確認風險與機會,以及審查變革的可能後果。此外,輔導團隊推動公司品質管理系統所需要的知識,以確保商品或服務之符合性與客戶滿意度,並輔導人員運用方法工具維持、保護這些知識,並可在需要運用時取得。同時在推動變革時,顧問團隊輔導公司建構現有的知識庫,並協助決定如何取得必須新增的知識。

 

ISO梳理企業要點 先使流程順暢

在輔導過程中,公司先進行全面流程梳理,從流程體系建設到實施執行,到最後持續評估改進。在梳理流程體系上,先在公司範圍內建立清晰的流程脈絡,避免部門獨立編寫出不符合組織整體需求的管理流程。改版後從利害關係團體到風險機會的流程系統連結,非單一部門能完成,所以需要部門先串連,在進一步將所有流程做一次梳理,多部門流程體系連結,是以企業整體立場策畫設計,從一階流程框架逐漸往下分類分級細化,形成二階、三階,一階流程框架反映整體業務模式,從經營者角度梳理流程;制訂企業戰略,使部門流程緊密銜接,形成整體系統。流程調研從一階流程開始,檢視現有部門流程體系的完整關聯性,清晰界定流程邊界。

調研過程,先從管理角度看業務流程,管理要求由業務分類對應,相應的管理流程必須設置不同的控制點和查核時機;流程檢查點上,不同核心流程設置不同支援流程,區分差異化與標準化,非單一流程應對所有類型業務;流程的分類細化考慮層級,在流程分解時,顧問團隊須輔導內部人員識別出各流程間的相關聯性,注意流程間資訊交流與協作。

圖說:台灣 ISO9001、ISO 14001輔導實況

流程描述 考慮ISO文件管理習慣

輔導流程框架底定後,首先建立流程描述,並督促流程管理人負責,保證後續流程梳理優化工作順利完成。流程描述須考慮ISO體系文件管理習慣,如何能與公司規章制度融合,流程描述格式以簡單為宜,使複雜流程更直觀易懂。流程運作績效的負責人,透過可衡量的KPI績效指標設置改進目標,推動持續優化,優化過程中如何設定指標、如何反映工作目標,這些都需要流程管理人來進行思考。

 

通過ISO驗證前,先梳理流程

ISO驗證通過前,流程必先梳理,梳理狀況順利,結果才會好,結果不好必然是梳理的密合度出了問題!有志通過驗證的企業,可透過經驗豐富企管顧問公司輔導,設定流程關鍵指標改進專案,確認流程的有效性與合理性,借助相關的實務教育訓練和內部稽核檢查,發現異常狀況進而運用異常分析,找出問題真因,對症下藥,並追蹤改進成效,最後透過ISO標準化作業落實執行,優化流程績效。魔鬼在細節裡,想順利通過ISO驗證,訣竅也是掌握在梳理流程的細節裡,尤其在部門流程與流程之間的合理串接,設定流程關鍵績效和監控指標,透過指標分析找出流程的問題點,加以持續改進並予以標準化,是順利通過往後驗證的重要關鍵訣竅! 

【顧問團資歷】

華宇顧問團陣容完整,36年實戰經驗,榮獲金磐獎、 巨龍獎、企業獎..等殊榮。深入產業診斷,完整規劃產線,提升產能利用率。個案遍佈兩岸三地、泰國、越南..等東南亞地區。深入現場,指導企業實作,擴大 接單能力,輔導項目涵蓋..精實生產、TQM品質改善、VSM精實管理、6sigma 、IT系統建置、IE改善、流程梳理、生管實務、倉管成本、讀書會、5S文化活力..等,優化人力產能,從省人到少人化,打造靈活產線,對應少量多樣化, 市場產品需求,提升產能應變力。
 
 

文字編輯 : 華宇企管出版小組
文章來源 : 華宇企管顧問團
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