【華宇企管出版小組】摘要

公司內常見議題之一是「溝通協調」,尤其是跨部門的「溝通協調」;其實,公司內最好的溝通協調機制是開會...

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別再開會開到死-高效會議戰略篇


公司內常見議題之一是「溝通協調」,尤其是跨部門的「溝通協調」;其實,公司內最好的溝通協調機制是開會,大部分公司開很多會,但很少數公司透過開會可以真正進行溝通協調,進而解決問題的。

 

筆者于外商任職期間,經理人員有兩門必修課,其一是如何達成會議效果(Achieving Meeting Results)》,說明開會的重要性及關鍵所在:達成會議效果。除了企業內訓之外,另一個學習如何開會的方式是:公司幹部透過企業內的讀書會一起閱讀一本有關如何開會的書籍,並從中學習與應用。市面上談如何開會的書不多,筆者推薦兩本:美國顧問派屈克 · 蘭奇歐尼 (Patrick Lencioni)在十年前所寫的開會開到死(Death by Meeting)》(新版本名稱為別再開會開到死》)及日本顧問別所榮吾所寫的比溝通更重要的45個開會技巧,前者是有關開會的規劃與設計,後者談開會的實戰技巧,值得企業主、高階主管花一些時間閱讀,甚至組成企業內的讀書會來共同研讀。

 

本月先介紹別再開會開到死,下個月再介紹比溝通更重要的45個開會技巧

 

 

 

別再開會開到死的作者蘭奇歐尼 先生是美國著名的商業暢銷書作家,其代表性著作包括:別再開會開到死團隊領導的五大障礙團隊領導的五大突破理想的團隊成員等。其著作的特色就是先以寓言故事鋪陳,最後再提出他的觀點,讓讀者留下更深刻的印象。

 

本書也是如此,先以很大的篇幅在敘述一家「易普軟體公司」在會議上面臨的挑戰,之後提出他的觀點:會議要有高潮及架構。

 

 

易普軟體公司是由熱愛高爾夫及電腦的凱西所一手創建的,公司位於南加州的舊蒙特利區,主力產品是運動相關遊戲軟體,公司有近兩百位員工,是當地僅次於蒙特利水族館的知名企業。

 

 

易普軟體公司在被全國第二大的遊戲軟體公司並購後,其總經理凱西被母公司的業務發展部門主管亥瑞森盯上,主要原因是亥瑞森覺得凱西主持的主管會議非常沒有效率,並因此認定他不會管理!

 

亥瑞森在出席兩次主管會議後,決定邀請母公司的總經理賈斯丁與他一起在五個星期以後,一起參與易普的主管會議,這件事給凱西帶來很大的心理壓力。

 

凱西家族好友的兒子威爾在取得電影及傳播碩士後,正好有個機會,加入易普軟體公司,擔任凱西的特別助理。

 

威爾知道凱西面臨的難題後,決心要想辦法協助凱西渡過此難關。他在參與過幾次主管會議,基於自己對電影的瞭解,提出了對高效會議的看法:會議要有趣必須要有「衝突」的元素,以及會議要能在開場十分鐘內抓住觀眾的注意力。

 

 

 

威爾在思考如何高效會議時,發現除了衝突、精彩的開場之外,還需要針對不同目的開不同類型的會,這就好像我們的影視節目會因為不同的目的而有不同類型的節目一樣。

 

 

新聞快報,最好是每天播放、每次五分鐘;各種的情境喜劇,大約都是每週播放,每次一小時;至於電影,每部片大約需要兩小時時間;迷你影集則需要六小時或更長時間。

 

 

 

關於會議我們要思考的問題是:到底問題出在哪裡?主要有兩個問題:1)會議都很無聊、冗長;2)會議的效果往往不彰。

 

要提高會議的效率要從這兩個問題切入,針對會議的無聊,需要創造大家參與會議的誘因;針對會議的無效,需針對不同目的,開不同類型的會議。

 

 

 

為了鼓勵與會者參與會議,書中提出三個做法,分別說明如下:

 

1.加點新鮮感:掌握會議的前十分鐘,給與會者一點刺激,讓他們瞭解會議的重要性。

 

2.發掘衝突點:會議主席必須主動發掘大家無法達成共識的重要議題,而且當大家都不願正面討論時,主席要逼大家討論。

 

3.即時肯定衝突:當主席發現與會者因為提出衝突而覺得不自在時,主席可即時從旁提醒與會者這樣的衝突是有益的,以減少爭論的不安。

 

 

 

為了讓會議能達到最好的效果,本書作者建議公司應有以下四種不同類型的會議,分別說明如下:

 

       1.每日報備會:每次5分鐘,主要目的在分享每日行程及活動。

 

      2.每週戰略會:每次45~90分鐘,主要目的在檢討每周活動、評估指標、克服戰略性問題。

 

      3.每月策略會或臨時策略會:每次2~4小時,主要用於討論、分析、腦力激蕩、決定影響長期成敗的重要議題。

 

      4.每季外地檢討會:每次1~2天,主要用於評估策略、產業趨勢、競爭狀況、人員評估、團隊發展。

 

             在本書的結語中提到一種看不見的浪費,指的是許多主管花很多的時間在電子郵件、電話留言,或是澄清一些早該在開會時就講清楚的議題,但沒有人在意這些看不見的瑣碎時間的浪費。

 

          假設有七位主管,這七個人之間要有21種一對一的溝通組合,大家才能對事情有相同的認知,這對主管來說實在很頭痛。如果再把這七個人管轄的員工考慮進來,要讓它們對事情有相同的認知,其中的溝通就更複雜,時間及精力的浪費就更多了。

 

 

 

會議好壞不只影響公司績效及員工的士氣,對於員工的個人自尊、家庭及人生觀都有影響。 

 

所以,為了公司的績效及員工的福祉,企業主、高階主管應重新規畫公司的會議類型,並致力於建立可充分討論重要議題的會議文化,本書提供了具體可操作的做法,值得參考及引進。

 

 

 

讀者在讀完此書後,可以反思下列問題:

1.我們公司或部門目前會議的效能如何?從1-10(1表非常無效、10表非常高效),您會給幾分?

2.影響公司或部門目前會議效能的主要原因為何?

3.如果您是公司的高階或部門主管,或只是某個會議的準備者或主持人,可以學習及應用書中哪些觀念與做法來提升會議的效能? 

有關各類型會議在準備及進行中會碰到的各種狀況及處理的技巧,我們將在六月份向大家推薦另一本有關會議的書籍:比溝通更重要的45種開會技巧,敬請期待。

 


 導讀來源:華宇企管顧問團隊 

團隊專長:人才與組織績效

人才管理與發展(職能模型、員工敬業度、情境領導等)、目標與績效管理、集團管控與共用服務、知識管理、變革管理

 

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