【華宇企管出版小組】摘要

公司內常見議題之一是「溝通協調」,尤其是跨部門的「溝通協調」;其實,公司內最好的溝通協調機制是開會...

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比溝通更要的45個開會技巧


高效會議」是提升公司組織效能的重要方法之一,上個月我們推薦了美國顧問派屈克 · 蘭奇歐尼 (Patrick Lencioni) 寫的別再開會開到死,做為企業規劃與設計會議的參考,本月我們將介紹日本顧問別所榮吾所寫的比溝通更重要的45個開會技巧,這是一本較側重會議執行技巧的書籍,希望透過這兩本書的觀念及技巧,能協助企業逐步提升公司的組織效能!

 

比溝通更重要的45個開會技巧作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過萬人的問卷調查資料,經分析、歸類後,整理出了最常見一些會議問題,並提出因應的解決技巧

 

  

大家不喜歡開會是有許多原因造成的,包括:平常工作太忙,無法好好準備開會內容;開會時才知道這次的議題;會議時間太冗長等,以致於一般人對開會抱持「避之唯恐不及」的態度。 

問題不僅於此,更大的問題是會議的成本超高、帶來的成效卻超低。以10人會議為例,平均月薪為五萬,平均每次舉行3小時,每週舉行,其會議成本約為每年44萬元,計算如下: 

50,000 / (22 *8) * 10 * 3 * 52 = 443,182

 「無效會議」是很多公司的共同現象,不僅引響公司的運作,也是員工對工作的抱怨之一。

 

無效會議的特徵有三:

 
1.推託責任:不是自己的工作,所以「不知道、不懂、辦不到」;別的部門請求協助時,只會唱反調。
2.拒絕改變:對新知,漠不關心;覺得在會議中說什麼都沒用,所以完全不發言。
 
3.抗拒合作:即使有利於其他成員的情報,也不在會議中提出;不和新人說話,即使是工作上需要的內容也完全不提。
 
 

一個人在職務上有所異動時,其職務年齡會重新計算,其工作態度會因職務年齡而有所不同,主管應充分掌握團隊成員的「職務年齡」,在不同的階段,給予不同的管理方式,才能藉此活化組織。

 

 

「會議」是維持團隊運作的必備條件,依其目的區分,會議有四種類型,各有其特別需掌握的開會技巧。 

 

事實上,當舉行一個會議時,通常不只是為了單一目的,可能是為了兩個、三個,甚至涵蓋四種目的。 

 

  

針對以「解決問題」為目的的會議,在快速解決問題之後,為了防止同樣的錯誤再度發生,有兩種解決問題的方法:分析式(分析問題點,找出原因)及機能式(了解真正目的,找出根本做法)

 

 

 

針對以「協調意見」為目的的會議,不是要攻破對方的論點,而是要找出彼此的共通點,具體的做法有三種方式:創造、分配及迴避

 

 

在團隊中,擬定決策的方式主要有三種:獨裁、說服和共識會議,其中以共識會議為最理想的決策方式。

 

共識會議共有五個步驟,是標準的管理循環:前三項是計畫(Plan)、第四項是執行(Do),最後一項是評價(See)

 
 

本書作者從自己的研習課程中蒐集了許多會議問題,之後將其整理成45個常見的會議問題,並針對每一個會議問題提出因應對策,可做為公司提升會議效能的參考。

  

  

作者另外針對會議前、會議中及會議後三個階段,提出各階段的重點工作,幫助讀者學習及掌握這些重點工作。

 

  

「關鍵字分類法」可以在很短的時間內,蒐集及整理大家的想法,再連結出最棒的點子,是會議中常用來收斂討論、凝聚共識的一種方法。

 

 

本書第五章還整理了會議主持人在會議前、中、後三個階段的各種狀況下,可以使用的不同說法,提供會議主持人參考。

 

  

者在最後的結語中提到:一場高效會議除了主持人必須掌握各階段的會議技巧、熟悉不同狀況下的話術之外,另外一個關鍵就是主持人和與會者之間的信任關係,這必須是主持人在平時靠著個人的努力,一步步得到主管和同事的信任,就像是我們的銀行存摺累積存款一般,我們可將其稱為「信任存摺」。

 

 

讀者在讀完本書後,可以反思以下兩個問題:

1)公司常見哪些會議問題(3-5)?可以學習與應用書中介紹的哪些會議技巧予以改善?
2)針對自己負責主持的某項會議,自評最需要改善的是哪方面的會議問題(1-2)?打算如何改善?

  

希望透過上個月推薦的別再開會開到死以及這本書比溝通更重要的45個開會技巧的學習與應用,能協助企業主、高階主管及會議主持人,更好地規劃、設計與執行相關會議,以透過高效會議來大幅提升組織效能!

 


導讀來源:華宇企管顧問團隊 

團隊專長:人才與組織績效

人才管理與發展(職能模型、員工敬業度、情境領導等)、目標與績效管理、集團管控與共用服務、知識管理、變革管理

 

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