【喝咖啡•聊精實】如何有效率的開展工作 八大管理意識您一定要學會
2019/05/29

【喝咖啡•聊精實】如何有效率的開展工作 八大管理意識您一定要學會

所有的公司都期待每一位員工能有效率地開展工作,並在最短時間內取得好成果。該如何有效率開展工作計畫呢?華宇企管劉啟明顧問總監表示,只要做好以下八大管理意識,工作效率一定能再提升80%以上。

1.目標意識:

使組織運作達到最佳效率第一步,就是擁有明確的目標設定,讓組織能充分理解工作內容,才能有效進行。但什麼叫明確的目標意識呢?即理解工作的目的及流程定位,劉總監列了以下的步驟:

■理解工作目的步驟
→為什麼要做該工作?
→做完後,該工作將轉移到哪一環節?
→該工作成果最終將用在何處?
→該工作與其他部門工作的關係、分工情況如何?

■理解工作流程
→不只單純瞭解工作方法,還要知道“務必要按該流程去做”(即:背景)
→要培育下屬正確的工作方法
→要讓下屬瞭解“為什麼要按該流程去做”

2.納期意識:

在豐田管理中,滿足客戶是全體上下的共同意志,準時交貨是滿足的第一步。這樣的意識需深植全體員工,以此為主軸來安排工作排程,考慮工作的重要性、緊急度(要求期限)實施期間,製定日程計劃。施行方向如下~~

→需要定期做的工作、可預先開展的工作,應該盡可能利用閒置時間處理,留出空間以應付突發工作。
→工作總是有期限的,須有效充分及利用時間、遵守規定期限。
→在工作全部完成後,認真確認、以防失誤。如實在達不成的話,要事先向主管彙報或與單位內其他人員協商尋求支持。
→目標業績沒達成!是一種罪惡!要深值每個人的心中。

3.成本意識:

精實管理主張排除不能給企業帶來附加價值的各種因素, 不使用多餘的成本以徹底消除浪費。但是只要是做工作,就確定有成本發生。容易做到的是金錢、財物等有形成本的控制,很難做到的是人力、時間等無形成本的管理。而無形成本的管理水準不僅是衡量公司管理水準的重要指標之一,同時也影響著公司的生存與發展。

4.改善意識:

問題意識=改善意識。一般人大多是發現問題才想改善,但擁有改善意識,就能不斷驅動人找出可改善的問題,持續讓工作方式更進步,這就是精實管理主張持續改善的核心。日常如何培養問題意識~~

→讓全公司瞭解及認同一個觀念-----單純重複同樣的工作內容不僅公司不能發展,個人也不能進步。
→在日常中,應有意識地多問為什麼? 發現問題並找出其原因,從而有針對性地進行
“預期目標落差”之改善。
→釐清什麼是問題?不明白的、處理不了的、不能按計劃推進的事情、理想與現實的差距大,即是需要改善的地方
→找出如何解決問題的方法?往往大家都避重就輕,所以問題常石沈大海,並不是沒有,因此有意識的進行使問題表面化,找出其真正的原因?才能對症下藥 !

5.協調意識

→即是重視團隊精神,通過對TEAM中的人員培育,使其具有一致的努力方向! 
→工作正常推進,工作成果自然會更好!
→不斷的自我省思,我們真有發揮嗎?

6.顧客意識

在【豐田警語】中,客戶第一,客戶就是薪資來源!所以要與其他部門進行協調時,應時刻把“後工程就是客戶”這條原則牢記在心,再來開展工作。此外,從另一角度來看,業務工作中總經理、董事長也就是你的客戶,所以顧客意識也包含這些顧客的需求及期望。

7.品質意識

所謂的品質意識是指企業全體上、下,出自內心對品質的理解和認知,因而表現在外的態度、行為,並且影響所有人對品質的認知和態度。所以建立企業中的品質意識不論在產品品質、作業品質、管理品質是否有“確實”的依最高主管的品質方針,徹底達成。在次的業務報告時,務必將重點結果實績展現,然而未達標時之”挽回對策”提出,是管理之必要做法!

8.人才培育意識

人才是企業穩定發展的核心,豐田的強項正在於此,因此對於人才培育意識,必須要從以下幾個觀念開始

→要不斷自我成長學習(全面學習型組織的展開)。
→要盡心培育屬員(必須有一完善培育部屬計劃)。
→屬員出錯,就是幹部責任(觀念的建立)。
→若要有強兵必要有強將,強將之下方無弱兵。

※以上八大管理意識您具備那幾項呢?若尚有缺失項,現在開始就是您完備的時機哦!!

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