你「激」「效」員工了嗎?
2016/12/14

華宇喝咖啡聊精實

你「激」「效」員工了嗎?

顧問群:劉啟明顧問林俊哲顧問

撰    稿:吳宜靜


在一個秋意涼爽的午後,本次來參加「喝咖啡聊精實」的來賓為一家專業FPC、SMT加廠商,成立於2000年,也陸續取得ISO 9001ISO14001TS16949等品質管理系統。丁特助說:「我們公司人員不多,但多為一起奮鬥很長久的工作夥伴。經常看華宇喝咖啡聊精實文章,很開心今天有機會一同參與。」

丁特助接著說道:「現在商業競爭激烈,一直希望能再帶領員工作出一些改變、再提升,公司會安排一些新的計畫。年底到了,也會開始進行員工績效考核,但發現員工其實都很好,沒有犯什麼大錯,但確實也不太願意接收新的學習,公司年初都會訂教育訓練計畫、讀書會安排,但現在看來都是流於形式,無法有效激勵員工,請問老師,這該怎麼辦?!」

顧問表示,職場上無論處於哪一層級的員工,其實都渴望被激勵。激勵員工就管理面而言是很重要的,能創造一個激勵員工每天都能展現最好表現的環境,對企業組織與員工來說是雙贏的局面。公司要能持續成長,領導者和上司就必須培育部屬,而豐田公司的管理強項,就是在於懂得「激」「效」每一名員工培育成會動腦思考的人才

 

造物中造人 管理中借力

只要一提到豐田,大家就會想到TPS(Toyota Production System)JIT(Just in Time)等如何提升生產製造效率的理念與降低成本的方法,但大家可知,豐田更強調從造物中造人的理念,從管理中借力的方法?!豐田所採行的方法並非把員工訓練成機器人一般僵化、可替代,反而是培育員工能自我思考、自律、自主行動,才能靈活對應生產製造、提高生產效率,並將降低成本深植於心的概念。

顧問進一步提問:「公司是如何設計教育訓練與讀書會的?!」特助答:「以前都會限定員工去上一些課程,現在基本上就給一個金額,要員工提出申請;而讀書會安排,公司一年有四本管理類型的書推薦給員工,例如:快思慢想、豐田模式……等。但依然效果不彰。」顧問告訴特助,這些書籍,是否對基層員工太艱澀難懂;而派任員工去上課,更是訓練無效的實際體驗。怎麼說呢?!

在紛繁變化的市場中,企業要為客戶創造價值的本質不變,而管理就是要為企業支撐實現客戶價值的本質,因此,這個本質來自於「人」,也就是「員工」。企業要懂得活用員工的腦袋,從每次工作中的學習,建立起學習型的組織,這就是造物中造人的方法;而從每一次讀書會中讓每一位員工讀懂書中的中心思想,並從中找出一些題目試著做改善,這就是從管理中借力的方法。

顧問提到:「您(丁特助)看過豐田的書,應該也知道豐田的生產製造觀念,都是從工作現場中實現並進一步由員工改善出來的,絕不是憑空塑造一個管理系統呀!」

 

以人為本 鼓勵思考

以上述特助提到的情況,其實也是大部分企業會面臨的問題,公司或組織或多或少會安排教育訓練計畫,幫助員工成長學習,但卻往往變成流於形式的作業而已,這個原因出在學習不入心。人其實很害怕改變,所以很多時候,公司要求要去上課,員工直覺只覺得不知道學來要做什麼,這只是加諸更多工作給他而已,所以抗拒學習,敷衍了事。

因此,顧問提醒特助,讓學習有效,必須有效激發員工。豐田在培育人才上很重視思考,並鼓勵員工思考。顧問分享一個真實案例,他還只是二十出頭的小夥子時,當時在豐田的協力廠愛信精機工作時,愛信精機便有創意提案改善制度,要求每一位員工每天都需要在A4紙上寫下對工作中的發現、改善的建議,不需要長篇大論,一句話、一張圖都可以,而公司也會收集這些提案建議,讓部屬及上司共同動腦思考如何改善。他們就曾提出,在製造過程中,為避免磨砂機產生過多粉塵,建議使用水磨製法,雖然現在聽來沒什麼,但在三十多年前便一直嘗試使用的工法。而在此之後,他們也嘗試改善汽車A柱角度、水箱護罩……

劉顧問反問特助:「你認為這是誰的改善成果?!」, 特助思考一會兒答道:「研發。」 劉顧問說:「不是研發單位、研發人員,這些改變,都是我們線上工作的人員呀。」 因為豐田強調以「人」為本,只要讓人好做事,任何改善都是可以接受的。因為提出建議,不論大小成效,公司都必須接受,並組織大家一起動腦,就是最好的激勵了。人是需要被鼓勵的,提出改善有「被重視」,即使沒有金錢作為鼓勵,也能讓員工立刻感受到被重視,這就是馬斯洛理論中常說的「自尊」呀!

 

學習入心 激勵有效 

丁特助又提到:「顧問,你說的是豐田,我們沒有那種文化呀!!」「讓員工提改善,常常不了了之。」

林顧問問道:「習慣與文化養成,當然無法一下子達到,你(特助)剛剛不是提到公司有教育訓練或讀書會呀,何不從這裡開始?!」

林顧問分享一個案例,他在十年前到一家大陸的電池廠擔任廠長,當時也遇到類似問題,當時他便採用讀書會方式,要求每一位同仁一年只看一本書,每周由每一位同仁上台發表分享讀書內容與心得,不只要說明書中內容,更要提出對工作的改善看法,接著其他人補充是否有更補強的想法。而這本書的內容林顧問不但滾瓜爛熟,也彙整出與該書原作者相去不遠的中心思想。

林顧問接著說道:「一開始,大家害怕丟臉中帶著抗拒,一旦被我發現有人敷衍了事,一定強迫他站出來分享,無論講得順不順,只要沾到書本的中心思想,一定言語嘉獎他,最後我再補充彙整後的中心思想內容,更重要的是解說我自己已經應用的實際案例。

光看不說、光說又不練對組織進步是毫無用處的,因為我和部屬們一起做、一起分享,活動進行幾周之後,慢慢地大家就習慣了,這樣的過程持續一年,一本書也讓每一位同仁讀了二十遍以上,讓大家反覆閱讀,反覆思考,自己演練改善,才能讓學習入「心」,讓改善有效,才能讓激勵有效。而進行教育訓練課程也是一樣,課後應該換員工自己說說看,做做看,反覆演練,才能將課程精華學起來應用。顧問更強調,執行這樣的活動,切記不可心急,許多上司與老闆就是太習慣一竿見影,進行績效考核、績效面談時,就希望直接看到成果,卻沒有實際參與學習過程,有如法醫驗屍,這樣就不好了。

豐田的精實管理,所強調並非只有那些5S、看板、U型線、快速換模、後拉式生產……等步驟、方法,更重要是延續下來的「豐田魂」。豐田人所養成的行為常規、習慣或模式,都是在日常生活中日復一日地運用於他們的思考與行為,從行為養成習慣,從習慣養成文化。就像我們看見西方人穿唐裝拍古裝戲,總覺得哪裡怪怪的,其原因就在於西方人只看到中國人的樣貌,卻沒有了解中國的文化,因此表演就不入心,怎麼看都奇怪。精實管理強調「做中學、學中覺、覺中悟、悟中行」,就是這個,才能「激勵」且「有效」的員工學習成長。

年底到了,你是否也苦思如何「激」「效」員工,幫助企業改變,看看上述嘉賓的故事,新的年度就開始進行吧!

歡迎各位粉絲們,帶著一本舊書與交流議題,與顧問們共度一個「喝咖啡。聊精實」時光。

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