2016/12/01

華宇喝咖啡聊精實

 消滅藉口跟理由從改變思維做起

顧問群:劉啟明顧問林俊哲顧問

撰    稿:張仙芝


 

 

主管A與主管B抱怨說:『…現在年輕人真的很難教,同一件事講了很多遍,不但一錯再錯,還找一堆藉口跟理由說什麼雜事太多啦,做不完啦...若多說二句,動不動就說不要做,真的是……』。

 

雖然這是很普遍主管們互相抱怨常討論的話題,卻也實在很困擾管理人員。來賓就這個問題請教顧問該怎麼辦呢?難道換人就可以了嗎?還是有其他更好的管理辦法?

 

 

針對問題,顧問首先要大家問自己,有沒有做到自省的動作。

面對問題,身為管理者做了那些動作?是指責下屬不夠用心努力,還是抱怨給的人手跟時間不夠呢?顧問表示,俗語說上行下效,有什麼樣的主管,就會有什麼樣的員工。如果身為領導者只抱怨指責,卻沒有反省及改變工作現狀的意願及動作,那員工也是一樣的。

 

在豐田的管理原則中,通過不斷省思與持續改進,以變成一個學習型組織。就是要從管理者到工作人員都會自省,改變自己的思維,並找到方法解決問題,那藉口就不見了,問題也就解決了。

 

此外,在了解問題時主管的態度很重要。

許多主管面對員工的理由會有憤怒、不耐煩、不信任及尖銳的指責語氣。顧問表示這樣的溝通的方式,主管得到的只是員工假的答案,因為員工怕被駡,所以會找更多藉口跟理由應付主管。

 

如何避免呢?顧問表示,從人性出發,從相信出發。在傾聽問題時,主管要有心想要與員工一起找問題源頭的態度,解除員工的心防,營造一起找到,並共同解決問題的氛圍。發怒並沒辦法挽回錯誤,指責不會讓員工反省,只有創造員工可改善及願意改善的環境與氛圍平台,傳遞不要讓員工有找藉口理由的思維,而是有問題如何改善的思維,才能解決問題的再度產生。

 

很多時侯事情沒有條理及章法完成,主要原因是自我管理不佳造成。因此,導引員工如何自我管理,可以引用下列幾個管理工具來進:

 

1.     做好時間管理:

每個人都是24小時,如何運用不浪費?可以將所有的工作,依時間管理4象限的原則分類,並將火力集中在「重要且緊急的事」上。依循精實管理追求穩定中快速流動的原則,將每件專案依次完成,以減少時間的浪費,不要造成有緊急的事情,若終日在救火,如何有時間思考改善呢?

 

2.     定好目標管理:

計劃要怎麼做來自於目標管理。訂目標不要太好高騖遠,而是要能執行。同時,以溝通和連結的方式,確認組織、部門與團隊的目標為何?並確認其關鍵職責為何?然後將組織的目標由下而上與員工的工作目標相環扣,使組織上下努力的方向與組織目標一致。

 

3.     做好壓力管理:

執行計劃一定會遇上問題,有問題就會產生壓力,有些人會壓力而退縮放棄。要如何改變,可運用TPS5個為什麼將問題一一挑出來(找出深層之真因),協助員工解決問題完成目標,目標完成自然壓力就消失了。

 

4.     自我的情境管理:

不論上司或下屬,要跳脫自我,站在對方立場去了解思考事情。這樣溝通或執行管理計劃時,才能清楚了解對方想法,並互相體諒及幫助,計劃的進行就更順暢及圓滿。

 

5.     溝通管理:

計劃的執行會影響到很多部門及人員時,很容易產生阻力,此時溝通管理就很重要了。只要前面幾個管理都做的到,大家就都能融入團隊,並創造組織型、學習型的工作團隊氛圍及文化。

  

職場上的衝突及問題,很多時侯是因為不懂得自我管理。只用情緒做事而不是用方法做事,沒有經過大腦做思考及思維的運作,而產生出的結果。因此要打造一個可以消滅藉口跟理由還有拖延的工作文化,要EQ大於 IQ,要情商大於智商做好自我管理,創造自我反省改變的作業團隊,才是企業最佳的改變方略。


 

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