華宇企業管理顧問股份有限公司 - 喝咖啡聊精實--打開ISO改善正能量

         

喝咖啡聊精實--打開ISO改善正能量
2016/04/18

指導:華宇企管  郭秉原顧問

文章:華宇企管 吳宜靜 主任

目前正值ISO 9001:2015新版發佈之際,許多企業也正著手進行相關改版活動之準備,許多企業主管為了ISO而將日常進行的改善活動緩和下來了,讓ISO管理成了改善阻礙,依我看ISO與改善本就是不衝突的管理,進行ISO系統改版活動也是企業經營改善最佳時機。在近期「喝咖啡聊精實」活動中,許多學員們也提到此一議題探討,以下顧問提幾個重要思維供給大家共同思考:

 

思維一: ISO不只是ISO

ISO9001 為所有管理系統的基礎,它不只是檢驗、品質管制、品質保證,而是一套管理機制。這是一個將組織運行的製程設備與管理流程文件化的方式,經由組織內部全體人員的參與,寫下日常作業流程並加以管控的過程,建立一套持續改善的管理系統。ISO 品質系統是邁向全面品質管理的基本要求,也是企業持續改善的基石。但卻有不少企業有不正確的心態。為了客戶要稽核的管理證書,而草率進行ISO管理文件化,甚至拿程序範本照抄,並沒有落實「先做再寫」、「寫你所做」,更遑論要進行「持續改善」了。而在我輔導過程中,也遇到有企業因為推行ISO改版,反而荒廢了改善的日常作業,把改善管理辦法束之高閣,沒進持續進行改善作業。新版ISO系統中,強調以流程導向為依歸,與精實管理中常運用價值流程圖(VSM)一樣,都是幫助管理者必須連結經營管理活動,讓ISO不只是ISO、讓改善不只是專案項目,而是幫助企業因應環境變化、客戶需求能更靈活管理。

所以不論是推行ISO管理系統、TQMQCC或是精實管理……等任何改善活動,這本來就沒有前後優先順序,千萬別當作是個別的功課進行。

 

思維二:改善必須關注「人」

不論進行ISO系統、精實管理、TQMTQC,甚至TTQS都一樣,關鍵在於「人」。任何行業不論規模大小,在經營運作中,都要面對繁簡不一的管理作業,管理發生異常,對於許多主管來說,則是見怪不怪,防不勝防又不易根除的事情;原因無他,就是因管理的操作由「人」主宰。顧問舉一實例,他到一家企業輔導時,發現這家企業ISO文件作業非常完整,包含開模作業前期紀錄、期中作業、後期報廢等都有很多詳細記錄,從這些報表看,似乎管理很完整,但管理者卻缺乏與相關部門及員工溝通:報廢這麼多品項並無進一步改善的做法,當時他便要求在ISO的內稽不符合報告中,要求思考如何改善,在管理審查會議中強化持續改善的做法,這是ISO管理主要精神-「持續改善」。而在豐田精實管理中,常提到「善用員工智慧」、避免「管理的浪費」這些道理就與ISO管理都是一樣強調持續改善呀!。

由此一案例可知,管理異常極易轉化成缺失,再轉而發生弊端,導致企業營運異常、獲利不易、人才不易留住……等問題。管理工作是由人操作,因此人的作為影響到管理作業品質的好壞,對於管理善與不善的論究,也歸結為「成也在人,敗也在人」。因此,改善必須掌握先機,關注人員作業,於出現管理異常時,應謀求改善方法,以免引發危及企業的情事呀!!

 

思維三: ISO不「礙手」 改善讓「人」有感

而許多公司或單位在推行ISO系統時,便擱置許多日常進行的改善作業,顧問建議ISO不能「礙手」,ISO 以品質管理為核心,以系統性思維來展開管理體系,ISO系統就是幫助企業將改善方法書面化,處處要求的是謀定而後動,按部就班,逐一紀錄的品質管理制度。然而精實管理推行則是塑造「改善」的平台,精實管理是讓改善氛圍落實於員工日常作業中,精實管理是將改善精神自然而然的培育而成。「改善」絕不是一個人、一個部門可以完成的,在豐田強調鼓勵團隊持續進行改善的方法,能讓員工能做中學、學中覺、覺中悟、悟中行,才能建立對「改善」的興趣。把問題改善養成習慣,變成日常工作的一部份。因此在推行ISO改版時,也正是推行精實管理最好時機,透過PDCA方式,把改善方法文件化,經由稽核與宣導,讓持續改善養成習慣,那麼ISO就不是「礙手」,而是讓改善愛不釋手囉。

 

另外,顧問更提點不論推行任何專案,必須讓「人」有感,才能不致於專案推行時,雷聲大雨點小,促使讓專案持續推行。這就如同小孩學習走路一樣,一點一滴的學習,由父母從旁協助建立起小朋友信任感,讓小孩子很快便能學習如走路、跌倒如何站起。

高層主管如何帶領員工一同為公司創造獲利,為企業打造幸福感,讓員工願意跟隨並達成目標,是非常重要的。我們都知道改變習慣很難,就如同習慣用右手拿筆寫字的我們,卻要改用左手寫,其結果可想而知,字體不但不工整,可能還寫不出來。以企業經營而言,企業必須要有「願意改變」的氛圍與平台來引導員工,由高階主管從旁協助,從微小改變也能鼓勵員工,便能幫助提案的員工建立成就感,其他員工建立信任感。唯有強烈的員工認同,擁有一樣的共識,把全體員工意志集中,將員工力量集中,這樣的專案才會有「執行力」及持續性。

 

由此可知,「改善」並非一朝一夕進行的專案,ISO更不是為了客戶要求而進行的認證事務,ISO系統就是幫助企業將改善方法書面化,精實管理是讓改善氛圍落實於員工日常作業中,二者是相輔相成,都是幫助企業進行更有效的持續改善。你還在為推行哪種項目為先而困擾嗎?試著從以上思維思考,改善便指日可待囉!

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