華宇企業管理顧問股份有限公司 - 喝咖啡聊精實--五個為什麼

         

2016/05/11

指導:華宇企管  劉啟明顧問

文章:華宇企管 吳宜靜 主任

近年來,企業界對追求精實幾乎已經到了狂熱的地步,影響所及包括各類製造產業、服務業,大家都想效法豐田公司所傳承的精實概念,許多企業投入大量的時間與人力、資源,積極學習、採用各種精實工具與方法,其中「五個為什麼」更可說是精實的DNA,但對其觀念應用正確了嗎?在「喝咖啡聊精實」活動中,學員提到了這一概念與疑惑,而你是否也透徹應用了「五個為什麼」?

 

不停問問題找出真正核心

一次在喝咖啡聊精實活動中學員提到:「我認為『五個為什麼』是一種打破砂鍋問到底的方法,但往往思考第二及第三層面,便無法再執行下去,我如果反覆問部屬,部屬們總認為我是吹毛求疵,避而不答,這無法在工作上應用呀!」

對此,顧問提到「五個為什麼」是用五個層次的「為什麼」找尋問題根因,是尋找問題背後問題最好的方法。這個由豐田生產方式(TPSToyota Production System)極力倡導的技巧,要求每個人面對問題時,一定要反覆詢問5次「為什麼」,為的便是要強迫自己跳脫直覺思考,徹底了解狀況與定義問題,才去思考解決方案,也才能夠讓改善發揮最大效益。

如同上述案例提到,他運用五個為什麼方法試圖找尋問題背後問題,但總是用到第二或第三層便無法再找到深一層問題,那麼就從找到這個問題的原因先試圖解決,並確保避免下次再發生的做法是什麼,用以引導自己與部屬確認是否真的沒有問題了。

管理大師彼得.杜拉克也曾說:「最嚴重的錯誤,並非回答了錯誤的答案;真正的危險其實是根本搞錯了問題,而不自知。」工作上每天都一定會發現狀況,這都是一系列問題環環相扣連成的「因果鏈」,如果只解決「其中的一環」,而不是找出問題的根源(深層真因),解決方案就無法發揮效果,往後同樣的問題一定還會再次出現。因此,顧問鼓勵所有與會嘉賓:「不要害怕是否找到第五層問題,也不要害怕問題帶來的狀況,從找到的問題試著解決看看就對了!」【經研究通常透過五次的追問,大致就有問題結論,故別誤解!(只要能取得真因,少於或多於五次並非重點也非規定)

 

用「五個為什麼」培養企業文化

豐田的思考習慣最大的特色,不是傳統的「以不變應萬變」,而是隨時讓自己的思考處於應變狀態企業文化「五個why是豐田管理的技巧之一,在一問一答之間,除了可以找出解決的方向,還具有增進效率、避免再犯()等等的優點,便能為企業在改善上做到最大的效益,但更重要的是,它為企業帶來精實管理背後的文化養成及人才育成技巧

在看上述案例,當這位學員提出第三層或第四層問題時,部屬總認為他是吹毛求疵的,避而不答,在我(顧問)看來這根本原因就在企業文化尚未養成呀企業文化可以如同空氣般無形,但也可以是影響員工能否樂在工作的重要因素。管理更是一門藝術,「為什麼」是探求問題本質的口頭禪,也是培養人才本質力最好的工具。顧問提到,任何企業主管在運用「五個為什麼」的技巧時,必須要避免變成互相指責大會。所以公司要進行討論五個 why 時,必須明確問題是什麼,用豐田的術語來說就是釐清狀況,要從以開放的心態觀察情況,並把實際情況和標準進行對比開始,引導部屬思考有什麼更好的解決方案可執行,否則只會淪為:「令人不舒服的錯誤領導,也會讓部屬有效率地做錯誤的事」!

 

最後,顧問仍不斷強調,學習豐田的「五個為什麼」就是要造就全公司從上到下用眼睛去管理,讓事實呈現出來,用身體力行的方式去改善問題與狀況,這是以為本的精神,讓企業經營者到員工都能潛移默化感受工作的價值,引導出員工充分發揮能力,讓解決問題的良好習慣得以傳承,創造出更好的目標,為企業永續經營做好準備。

 「五個為什麼」的技巧看似簡單,卻意義深長,它是低減成本、增加獲利,既簡單又有效率的改善工具!現在就運用「五個why」讓問題再發現吧!!。

 

 

喝咖啡聊精實--五個為什麼
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