華宇企業管理顧問股份有限公司 - 落實專案管理精神-以持續推動改善活動

         

落實專案管理精神-以持續推動改善活動
作者:華宇企管研發部 周秉中經理

這些年來經常往返於台灣北中南各地,也奔波於海峽兩岸,接受客戶委託進行其內部改善活動等輔導工作。

  1. 不同企業,相同語言,改善活動的必要性

這些年來經常往返於台灣北中南各地,也奔波於海峽兩岸,接受客戶委託進行其內部改善活動等輔導工作。客戶從製造業到服務業,有僅達10餘人小而美的公司,也有達數十萬人的陸資大型企業,有的要推大型改善活動培訓、有的在進行小型改善,也有的著眼於企業流程的再造,儘管使用的語言不同,進行的幅度不一,遭遇到的問題也大相逕庭,然而對於企業經營體質的改善力強化是有志一同的,從中我們可以看到經營層主其事者對於企業營運能力改善、向上提升的殷殷企盼,如同效法周公「一飯三吐哺」、期盼「企業上下能歸心」以達成企業長青。
在此提供幾個在推動相關活動時,必須要注意與思考的組織內部問題點:

(1)咦!怎麼又來了?

根據經驗,我們常發現企業在進行改善活動時,除了少數有志之士覺得「應該要趁勢而為」、「藉由此次活動而向上提昇」之外;會發現來自不同層級排拒的聲音與焦慮,事實上也是有不少人對此視為畏途,不願配合,甚至產生反彈與阻力。這是我們在推動相關活動時必須要先行溝通與化解的。其中最常聽到的聲音是:「咦!怎麼又來了?」、「上次不是才推過XXX活動,結果搞的人仰馬翻……」、「這次我們部門可不可以不要參與……」。所以如果是第一次推動相關活動雖沒有包袱,但是經驗往往不足,一旦組織內部曾經有過不成功活動的經驗,要再推行活動往往就會產生內部反彈聲浪,甚至負向抵制,所以主其事者就必須思考在推行此一活動時,如何能讓人覺得有耳目一新的感覺!或是如何告訴同仁與員工們,我們真的來了!而且是認真的來了!

(2)沒有認同下,「願景」常變成「怨景」、「使命」成為「死命」!

要能夠讓組織內部產生共鳴,齊力推動,產生不一樣的感覺,由外而內產生改變的綜效,許多公司在策略展開以下,都訂定有「願景」與「使命」,希望列為全公司同仁的共同努力奮鬥方向與價值觀,但是必須仔細觀察,注意員工的認同度,同仁們會不會把公司目標當作自己的目標,會不會將組織的願景視為自身的願景。我在許多企業內部推行活動時,常常都會詢問大家知不知道公司的願景以及使命,並追問為什麼公司要在此時推此一活動或是推動此一願景目標,其結果常常是南轅北轍,各自表述與揣測,甚至相當比例的學員幾乎不知道公司的願景與使命,更遑論能夠得到大家的認同與支持!

因此建議如果希望在推行改善活動中獲得認同,可以思考說一個小故事,發抒自我的情懷與理想,鋪陳你的想法與正當性,架一座橋,讓大家都能走進來,走進你的規劃與設計中。並且思考與聽者的關連性與必要性。

孟加拉銀行家穆罕穆德、尤努斯就是這樣的一個例子,他推行窮人婦女小額信貸政策,風塵僕僕走訪窮鄉僻壤,獲得全國的熱烈迴響,除了救助許多窮人脫離貧困外,也為他自己獲得2006諾貝爾和平獎,為了宣揚他的政策必要性,他經常說個小故事,引發自己的使命感,以期得到其他人的贊同與支持:『我對於貧困的瞭解,是來自於一個農村婦人蘇菲亞,許多農村婦女的境遇都與他相同。他在家裡面承接一些手工藝,每天從早到晚,忙得幾乎沒有時間休息,但是如此努力竟然連最起碼的溫飽都達不成,為什麼呢?……..原來是因為她的辛苦所得,絕大部分都得要去向當地地下錢莊繳納高額的貸款,我計算了一下,這個村莊幾個婦人累積起來,讓這幾個家庭累得喘不過氣來的沈重貸款,僅僅只有27塊美元,…..如果我從我口袋中拿出27塊美元,我就解決了他的問題,讓他獲得快樂,我在想如果我們能夠集合眾人之力來幫助他們,那就可以使他們獲得快樂,這就使我有了『使命』……..』
由此內容說明他的理由充分且正當,能夠激起大家的認同與支持,不是為了他一己私人的利益與名聲,促成大家能夠全力支持他,因此以一個孟加拉貧困的未開發國家的活動,卻能站上國際的舞台。省思參與許多公司的策略規劃,並瀏覽不少企業網站,發現許多企業的願景或使命,理想都非常高遠,目標都相當遠大,除了敬佩這些企業的雄心壯志之餘,同時也在思考著,如果我們的願景與使命,無法與其他組織內的重要關係人產生關連,且無法進一步激發大家的熱情參與,逕行推動政策與活動,其成效會大打折扣的!許多的企業的「願景」常常會變成「埋怨的前景」、「使命」成為「死了的命令」。同樣的,對於一個組織中改善力的規劃,對於其價值與目標,能否取得其他人的認同,能否喚起他人的響應與熱情參與,跳下來以行動支持。所以在進行組織內部改善活動時,請先思考一下,這個活動的目的與效益,與利害關係人的參與關連,有無對其他原來活動的衝擊,為何大家應該在這個時候推行!

 

  1. 善用專案管理精神

(1)將改善活動由例行工作提升為專案層次

要讓改善活動有成效,必須將例行活動專案化,有次問到一位在生產線上改善良率的工程師,我問他目前的良率是多少?他想了想:「差不多95%」,我接著問工作是否是例行專案,他回答說是屬於專案;接著我問他這次改善的目標是什麼?他竟說上面沒有規定;我又問他:「這次的改善何時要結束?」「沒有限定時間耶!盡力去做就好了!」許多人分不清楚專案是什麼,一般人的刻板映象對於手邊工作如果仍然視為例行工作,舉個例而言,如果一個業務接單人員,只把一件一件的客戶需求看成是例行工作,所以他就會用過去的模式來處理,所以他就不會去注意過程中潛藏的危機與可能的機會,所以再做了幾年,再做了幾十件其成效也是相同。如果一個研發人員,僅把一個一個研發案看作是例行工作,每天上班打卡,下班打球,月底領錢。要他畫圖就畫圖,該轉成BOM表就轉成BOM表,沒有設定績效的追求目標,也就不會投入思考在創新提案與創意思考上。過去OEM型態,吃大鍋飯心態,能力難以提昇。

(2)區別專案與例行業務之差異?

所以我們來談一談如何衡量我是不是在作專案?先要瞭解專案的定義,專案的特性有三個最重要的要項,缺一不可,我們稱之為「專案金三角」,即所謂「限定時程」、「有限資源」、「特定目標 」。首先是「限定時程」部分,任何專案進行時,必須有一定時程規定,有開始進行專案時間,以及專案完成設定時間。

其次是「有限資源」,也就是成本限制,進行一件專案必須要知道我的預算有多少,必須要讓我控制在預算的成本開銷當中。許多專案會失敗常常是因為預算花光了,特別是研發專案,沒有控制好預算,結果錢燒完了,專案也玩不下去了。

第三個特性是「特定目標」,專案一定要設定目標,給組織成員一個欲達成的標的,讓團隊在期限與資源成本下達成,這是讓過去例行工作,接受指示進行工作的員工轉變成專案導向的最重要因素,如果沒有設定目標,就不知到達成績效與否,所以現今越來越多企業推行關鍵績效指標系統「KPI」以達成企業策略與目標,這就是專案管理中不可或缺的重要單元。

  1. 善用工具與方法

工具與方法在改善活動中是相當重要的一環,以方法論而言,或許有人會說不知道為何要方法,我有我自己的一套,其實黑貓白貓,能抓老鼠的就是好貓。所以不論方法A或方法B,只要能執行的就是好方法。知道改善方法可能不如知道戴明循環PDCA(P=Plan、D=Do、C=Check、A=Act)的人多,這是一個適用範圍最廣泛的方法論,幾乎所有相關問題都可適用,只是深入度不足,需要使用者自行切入並延伸操作。其他改善問題解決方法論,如福特8D、QC Story以及六標準差DMAIC等等,都是在特定的條件與範圍中可運用的方法論。可以參考下列表格參考

 

提案改善

QC Story

8-D小組

六標準差專案

課題區隔

個人自發性提案者

部門內部不良分析排序高者

客訴處理或不明原因需緊急對應者

流程掌控能力不足,變異過大

高財務績效目標

不一定

跨部門支援需求度

低~中

中~高

數據需求度

統計工具手法

不一定

專案時程需求

不一定

1~3月

1~6月

 4~6月

客戶導向

TopDown

不一定

已掌握問題原因

已知真因

未知真因

未知真因

未知真因

未確立改善方案

Y/N

Y/N

Y/N

未知

流程課題,持續發生

不一定

不一定

不一定

需要緊急對應度

不一定

除了以上的常用解決問題工具與方法論外,企業內部實際情況或特性可以根據本身需求進行重組與處理,所以應該不限於以上的改善方法窠臼,而應該據以修訂成為企業內部量身訂作的改善活動。

 

  1. 基礎建設與改善活動前中後

大樓在施工之初,常常都是在地下作業,在鷹架搭建之下,先在地下施工,通常都會花較長的時間,等到花了較長的時間,基礎做好,浮出地平面後,就可以快速向上搭建起樓層,快速擴展。大樓越高,必須向下挖得越深,先把地基打好,建築可以蓋得更高。這就是基礎建設的重要性,改善活動要做好,不是光靠方法論與工具就可以的,常常都需要進行相關的基礎建設與規劃,使得活動可以順利進行。這一部份由於之前已經曾在期刊中介紹過,不在此贅述,請參閱前幾期雜誌中,對於基礎建設的規劃相關介紹!

 

  1. 以專案管理精神建構企業改善力

 

網路上流傳許久一則諷刺專案管理的漫畫,沒有冗言贅述,也不直接解讀,僅僅藉由一個設計製造鞦韆過程中的連續漫畫,充分道盡了時下專案所產生的問題:
一開始是簡單的一個客戶需求,畫得又像鞦韆又像置物架,可能是因為客戶不夠專業,解釋得不清不處,也可能是客戶想要設計多人鞦韆;專案經理或是專案負責人自我的解讀產生落差;後續一連串的解讀規劃、調整設計、到製造出個四不像,一再地揣摩上(上司或客戶)意與現實考量;結果花大把的鈔票(誇張得可以買一台雲霄飛車)、做出來的東西卻是片片段段拼湊、留下的經驗或文件一無所有、後續的服務卻是到此為止,您愛要不要;最傳神的還是最後一張,畫出一根繩吊著的輪胎鞦韆,註腳是「客戶真正需要的!」留下給閱讀者無限的想像空間,這才是客戶真實的需要。如果當初溝通客戶需求清楚,只要幾十分之一的花費,就可以產生出滿足客戶的真正需求。
我在與客戶培訓課程中,很喜歡和學員進行這個漫畫的分享與討論,溝通彼此的感想與心得,常獲得莫大迴響與共鳴。「對!對!對!我們的工作就是如此!」、「上次導入ERP就是這樣!」、「每次案子都是一改再改!」「………..」。

所以企業在進行改善活動或專案導入時,可以此為借鏡。事前的充分溝通,界定專案的範圍、時程與資源需求,進行中的管控,與知識的累積與取得等等,架構出企業的「Know-How」使得企業可以達成持續改善,提升企業競爭力。

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