職能模型建立的系統方法
作者:味丹企業/人資處處長 張雄輝

職能(Competence)是近年推動TTQS的重點項目之一,同時TTQS專案辦公室的教育訓練也開立「TTQS 職能分析人員班」足見職能在TTQS的重要性。

 

職能來源與分析工具

職能(Competence)是近年推動TTQS的重點項目之一,同時TTQS專案辦公室的教育訓練也開立「TTQS 職能分析人員班」足見職能在TTQS的重要性。

        職能歷經1940年代的弗萊納根(John Flanagan)就開始從職能的角度來研究工作績效問題,再由麥克利蘭博士(Dr. David C. McClelland)對那些績效優秀的人的行爲特徵方面的研究,Lyle Spencer 和Singne Spencer,他們系統地指出,職能是在工作環境中,産生高績效所必需的人的潛在特質,同時,只有當這種特質能夠在現實工作中帶來可衡量的成果時,才能被稱爲職能。

        關於建立職能的方法論主要是以組織內部的「策略與文化需求」、「現有/未來優秀員工職能」、「高階領導者期望」為基礎,再輔以外部的「職能字典」進行標竿校準,如圖1。而進行組織內部的職能調查方法原則上則有:問卷調查法、行為事例訪談、內容分析法、工作分析法,或具備整合性的評鑑中心採用情境模擬、案例分析、角色扮演…等多項的工具擇數種以上的測評工具進行分析。

 

 

職能由學者專家多年來的發展,在基礎的認知上具有一致性,如職能冰山理論、職能類型的劃分等大致上在各類型組織是大同小異,或者是各取所需的進行運用。在職能類型上,從冰山理論上層的知識、技巧所產生的專業職能、管理職能和一般職能(或稱為通用職能),及隱藏在水中的冰山項目,動機、個人特質等所產生的核心職能。

系統性分析職能

      在職能的建立與分析核心職能、管理職能等較常使用行為事例訪談、內容分析法,在通用、專業職能採用系統性的工作分析法,則是相當快速有效的方法。本文介紹的系統性的工作分析是採用巴巴拉·明托(Barbara Minto)在金字塔原理(The Minto Pyramid Principle)中提出的一個原則MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive分別獨立 包含全部)方法論進行工作分析,進而萃取出各個職位的工作核心項目,導出職位或職系的專業職能。MECE把一個工作分解爲若干個更細的工作任務的方法。有兩條原則:

1.完整性:說的是分解工作的過程中不要漏掉某項,要有完整性。

2.獨立性:每項工作要獨立,每項工作之間不要有重疊。

分析的過程則有二個方法:如圖2。

 

 1.演繹法(流程):以作業程序的先後順序做為分類。

  2.歸納法(集群):以性質相近進行分類。

 

職能模型建立方法

系統性的職能分析可經由演繹法或歸納法來分步解析而得,在演繹法可以善用價值鍵分析及工作流程分析來列舉該職位的主要重點工作,進而萃取出職能項目。以行銷企劃工作進行職能分析為例,先進行該職位人員扮演的角色及工作流程的分析,進而可得主要的流程類別為新產品開發、品牌管理、整合性傳播管理等三大項,再由三大類別向下展開工作流程項目,分析得到全部之主要流程項目後,即可展開專業職能之分析與建構,依組織建立職能要求的仔細程度設立職能名稱、定義及所需的知識、態度、技能等。如圖3。

 

歸納法是指把現有全部工作先行整理出來再進行歸納分類,歸納分類可以採用KJ法(川喜田二郎Kawakita Jiro)進行小組討論,另可依理論進行工作職責進行分類,如人力資源的工作可以分為選才、育才、留才、用才、組織、文化等類別,行銷類別工作可以依4P(產品(Product)、通路(Place)、價格(Price)、促銷(Promotion))進行分類。歸納分類可以運用現行的各種理論模型,但仍應以符合公司或部門實際運作的需求進行調整,而不局限於理論保持彈性,才能建立真正屬於自己獨特的職能。

        圖表4的案例第一步驟是先行將部門工作列出清單,其後運用工具(模式/理論)進行分類整理,最後再依各個項目列出所需的能力,其後可以其能力設立能力指標。

 

職能項目經由系統化的方法找出來之後,在專業職能的部份大多還會進行分級,定義職能的定義及各個等級所應具備的能力與要求,在撰寫職能等級描述時,可以制定撰寫格式,如將動詞或形容詞(態度)或加上知識要求或技能要求,即是完整職能等級描述。如此可方便各職能部門學習與撰寫,同時整個組織所盤點出來的職能會更具有整體性。如圖5。

 

當職能等級定義完整後,就能發展各個等級需學習的內容及未來評鑑的方法,才能落實於人力資源的選才、育才、考核、晉昇、人才發展、薪酬,使職能不是空中閣樓,能與日常制度相結合。

        本文所提供的系統性建立專業職能方法,除了運用在職能的建立之外,工作分析或者是工作說明書的撰寫等都可以善用本方法,應可達成事半功倍的效果。

 

 

 

 

 

職能模型建立的系統方法

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