【喝咖啡聊精實】成功導入精實管理 從A3報告開始
2018/11/27

近年來為了提昇企業經營體質,以跟上世界競爭的脚步,很多企業開始學習及導入精實。在華宇輔導精實十多年的時間,我們發現許多企業導入精實卻達不到原有預想的效果是為何呢?答案沒有學會精實的道!而要如何學會精實的道呢?其實在精實中也有推動的流程及工具手法哦!!

所謂的道即思想、規律,明道靠知,所以想要學會精實的道,首先要先了解精實的核心,就是在「造人」。中國人有句話說"事在人為",而在精實管理中也提到"造物即是造人",所有道理的實踐都是在人的思維是否認同、了解並奉為圭臬,所以只有將"現場主義"和"持續改善"等理念,深深植入到企業文化和員工行為中去,才能真正的踐行精實的"道"。但人的思想是最難改變的,所以在輔導的過程中,顧問首重的就是觀念思想的溝通,而在精實道的推動上最好的方法就是A3管理方式了。

A3管理源自豐田汽車,所有豐田人都必須學會把資訊萃取,精鍊成完整、清楚、容易了解的樣貌,用最少的文字、形象化的圖表,只將最重要、最菁華的內容放入報告中。

 

為了讓員工能將問題講清楚說明白,豐田汽車也制定了一套A3流程,通過A3報告撰寫的流程來解決問題,再從問題中學到東西,同時培育出具有創造性解決問題能力的員工,形成持續學習及改善團隊,而這也就是精實能順利推動"道"的關鍵。

 

如何將A3報告做好的要素是什麼呢? 《學習型管理——培養領導團隊的A3管理方法》這本書的作者約翰舒克歸納以下九點:


1.標題:指出問題、主旨(議題)或事件。
2.負責人/日期:指出問題歸誰負責及最新修改日期。
3.背景:介紹業務背景和此問題的重要性。
4.當前情況:描述當前所瞭解的情況。
5.目標:確定期望獲得的結果。
6.分析:分析造成現狀和期望結果間的差距和潛在原因。
7.建議和對策:提議處理問題、縮小差距或達到目標的一些整改措施或對策(此點最重要)。
8.計劃:行動計劃,包括誰來做,做什麼,什麼時間做。
9.跟進:建立跟蹤/學習流程,並計劃遺留問題的解決。

 

許多人都只為了寫報告而寫報告,可是A3報告卻不能如此,因為內容很簡約,所以要真正完整表達,就必需將事件及問題了解的很通透。因此在寫A3報告還有幾個點是撰寫人必需注意的


1.到現場去掌握實際情況,完整收集資訊及數據並驗證事實。
2.準確描述、定義問題,不要倉促定論。
3.分析現狀與目標差距的理解,深入挖掘事情真因。
4.藉此培養員工的主動性並引導員工發現問題
5.幹部不可先說怎麼做,而是放手讓員工去想為什麼及怎麼改善。

 

「A3紙思考能讓大腦思路變得條理清晰,只要改變思考順序,就能明白自己該做的事情,並且繳出驚人的成果。」《為什麼豐田人都愛用『A3紙』思考》作者石井住枝說。在每日工作繁忙的日常,如何有效率讓計劃給參與的人都明了前因後果,並且快速認同、投入並產生共識,是A3報告很重要的功能之一。A3報告不仅仅是一个工具,更是一种思维方式,重点不在于A3的形式,而在于A3方法背后的基本理念和完成A3报告的思维过程。因此A3報告在精實管理中不僅是通用的溝通工具,更是人才培養、問題解決工具。所以,想學習了解精實的"道"嗎?那就從A3報告的施行開始。

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