喝咖啡聊精實--「跨」職場的改善之道
2016/07/28

指導:華宇企管  劉啟明顧問

文章:華宇企管 吳宜靜 主任     

由華宇企管公司在台灣首創「喝咖啡。聊精實」活動,於2015年展開至今已超過40場交流會,匯聚超過30家企業在每一場交流會深入對談。華宇企管期能在每一次交流中,用輕鬆對談的方式與企業共同省思跳脫既有思維框架的做法,開拓嶄新格局。然而在許多場次的與會嘉賓都討論到:『豐田最成功的秘密擁有獨特的企業文化,而我們不是豐田、也不是日本企業,精實或TPS對我們合適嗎?!』。『現在職場多元化,不論是跨國企業、跨世代團隊、跨領域事業,精實管理如何帶給企業幫助?』這是許多想進入精實改善的企業最疑惑的問題。

 

「跨」職場如何領導改善

     一位與會主管提到,公司人員流動很快,員工不好教導。例如,初入社會的新鮮人因沒有經驗,而造成許多失誤問題;有經驗的員工,卻因為既有經驗而難以扭轉職場既有習慣,造成組織運作困擾。其實在現今職場中常見到一個團隊有橫跨四個世代的員工,從初入社會的新鮮人,有職場經驗的年輕世代,有企業中階幹部支撐組織各單位運作,及企業元老級人物帶領。跨國企業、跨領域事業、跨世代團隊,是現今企業最普遍的現象,「跨」的工作者混編組成,各世代對於內在價值主張不盡相同,各團隊對於目標也不完全一樣,溝通反而成為組織裡不可或缺的技巧之一。但溝通真的就有效嗎?!一位與會嘉賓又問到。

      顧問答:「在不同組織裡,紀律與訓練是職場中不可或缺的二個支柱,透過這二大支柱,讓新人快速融入工作,是非常重要的。另一方面,企業主管也必須學習「識人」的能力,透過辨識人不同性格,可以區分為表現型、控制型、友善型及分析型,再藉由教導、支持、同理、授權等不同方式協助職場運作。」這說來簡單,但卻是最難達成的,怎麼說呢??

     以豐田來說推行精實管理是源自於「尊重人性」「持續改善」。尊重人性不只是體貼人,更是接受員工原有的能力,並藉由溝通建立信任,透過團隊合作提升整體戰力。而持續改善,是透過每一次微小的改善目標,建立遠大的夢想,讓挑戰改善是有創造力。在跨世代團隊裡,讓「改善」這件事有目標、有執行力、有創意,是非常重要的。顧問更舉一案例,他在輔導企業時,他會擔任「內部局外人」角色於輔導啟動前先與企業老闆及主管溝通,了解企業未來的走向。另一部分,他也會透過每次活動前後與專案小組溝通想法,透過溝通可以更了解人人對於「改善」的想法。因此,溝通絕不能流於形式,改善也不能著急,而是透過不斷討論,透過許多微小改善的執行,才能讓大家善於表達想法並累積成大成長,也才能實際領導團隊運作的方式。

 

「改變」喚出組織與個人優勢

      許多與會主管們也提到:「企業文化是一個根深蒂固難以改變的,雖然透過很多組織調整、流程再造等方式,仍無法拉動改變!」。沒錯,企業文化是一家企業獨有的特質、背景,不可能喊著口號,換換人手就可以改變的,最重要是企業老闆及主管如何看待「改變」這件事,顧問說道。「改變」不能著急,更不能強硬說變就變,更重要是要用「改變」喚出組織與個人的優勢。顧問舉一實例,他目前輔導一家鋼鐵企業做「改善」專案已進入第五年,這五年時光,顧問只引導這家企業從上至基層如何「看問題、顯問題、解問題」,透過每一次課程與指導,要求員工思考「改變」這件事。

      因為多數人工作與生活已習慣待在舒適圈中,對環境的改變或許沒有特別感受,因此突然間的改變,反而會讓組織反抗、員工排斥。但透過精實變革的方法帶領員工思考, 並由員工自己提出改變的方法,讓顧問引導學員由改變到改善的方法,才能使企業文化逐步改變,這種作法也讓該企業老闆在一次專案總結會議中提到:「未來企業的競爭不是資源,不是資金,而是『人』,唯有人才不斷精進,才是未來制勝關鍵。謝謝顧問指導,也謝謝所有員工願意不斷持續精進。」由此可知,企業的「改變」不是一次性的活動,而是持續的歷程

 

透過改善之「道」運用適合的改善之「術」

      一位與會主管提到,他看過華宇許多喝咖啡聊精實的活動文章,發現顧問很強調改善的精神,卻不見其步驟,這是為什麼?! 顧問提到,管理本身就是一門藝術,並非透過精實的技術方法就能得到好的管理,而是透過精實技術的學習了解其技術背後對企業的意義,才能讓徹底落實改善的關鍵原則。

      顧問更提到輔導企業多年,見過不少企業因焦急逐功競利,囫圇吞棗引用各種管理方法,卻不見其成效,反而讓員工忙到人仰馬翻、抱怨連連。顧問提問在場主管,烹飪的方法可以透過書籍、網路找到,但為什麼每一位廚師烹煮出來的味道卻不太相同?因為方法易學,火候與用心程度不同,就是其最關鍵的原因。

     對於企業追求改善之道與過程,唯有透過一點一滴累積能力用心體會,了解每一次改善背後能為企業目標帶來的改變,才能使現今企業跨世代團隊中,讓每一員工願意多付出一點,也才能使員工落實關鍵改善的原則。這也就是透過改善之「道」運用適合的改善之「術」最重要的原因。

 

   您還在為「改善」合不合適在疑惑嗎?!或是執著於方法步驟卻未得其成效嗎?!靜心思考上述面向,或是帶著一本舊書來與顧問聊聊,也許你也找到自己的「改善之道」喔!!

 

 

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