【華宇觀點-喝咖啡聊精實】以精實生產為本的組織變革
2018/01/02

「喝咖啡,聊精實」為華宇企管常態舉辦的免費諮詢交流座談會,企業經營者或管理者透過線上預約,在輕鬆氛圍之中與資深顧問聊聊自身遇到的經營問題,一次一家企業(可多人),不必擔心機密外洩暢所欲言,顧問從專業角度給予建議與方向。

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201711月場次 華宇企管喝咖啡聊精實活動重點節錄

 

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【華宇觀點-喝咖啡聊精實以精實生產為本的組織變革

貴賓公司交流背景簡述:此次與談貴賓 許總經理,因公司經營政策關係,正歷經導入精實生產為本的組織變革暖身初期,包含剛被升遷的管理者與員工適應狀態,華宇劉啟明顧問從企業整體角度至個人角度給予以精實生產為本的組織變革建議。

 儘管精實生產概念在製造業並不陌生但精益生產的實施並不總是成功的。消除浪費提高生產率從理論上來說很容易理解,但現實中很難執行。麥肯錫諮詢專家約翰.德魯等在《精益之道》中寫到,精益並非只是優化個別的零件或流程,而是尋求改善整個系統。要建立有效的精益變革平臺,企業需同時處理組織的三個方面:運營系統、管理架構和人員的觀念與行為。華宇劉啟明顧問從人員組織因素提出些許建議分享:

 


  精實生產為本的組織變革:第一年是適應期

 精實生產為本的組織變革第一年為組織重新學習的一年,從個人與公司來說可分為兩方面,包括了個人升遷後的新職務適應,公司整體文化與新組織的融合,例如新上任的廠長,從原先負責帶領小組織,升上廠長之後需要以更大格局處理組織事務,有時也會衝擊到原本的人格特質,需要更能理解上意,觀察入微掌握下屬的狀態,用全新的心態看待這一切;從公司整體來說,精實組織變革代表的是注入新文化,免不了會導入新作業流程,新獎懲制度等等,此次與談貴賓公司文化便是強調『以人為本』的經營理念,從情感面考慮非常多人的層面,當導入較理性的新制度時,執行面的前後落差員工就會需要時間適應。公司高層的支持在此時能起很大作用,以身作則並樂觀看待,組織從上到下經歷的各種變革火花,循序漸進到第二年時,便能明顯感受到新氣象。


 精實生產為本的思維變革:從看到、知道、心到

 『幾乎所有的創新皆是從模擬開始』,企業領導者常喜歡向異業學習成功典範,帶領員工參訪成功企業工廠,請名師來上課等等,事後依樣畫葫蘆複製別人的管理制度試試看,員工知其然不知所以然,跟著開始執行了,這就是所謂創新的方法嗎?一陣子之後看不到成效,往往到最後都不了了之。

 『以身作則才是關鍵』劉顧問說道,改善是為了找出更多問題,並不是為了指責員工原本做得不夠好,但在員工心裏往往是感受到這樣的氣氛,覺得怎麼有解決不完的問題?士氣自然不會高漲,高層需要親身帶頭示範,讓員工感受到決心與誠意,並建立正確的價值觀。在華宇輔導過的眾多案例,此法雖為老生常談,卻是效果卓越的必要之路,由員工發自內心的動手執行,嘗試以往沒試過的新方法,從小地方細細體會,驚訝的發現敏銳度也因此提高(此為來賓企業 總經理分享意外的收穫)。實施到最後,也許是效率變高了,也許是因執行新制度帶來的小獎金,真正收穫到改變後的好處,便能培養出主動改變的積極性。


 精實生產為本的環境變革:建立創意價值發揮平台 鼓勵員工創新

 台灣教育、就業環境常是不鼓勵主動發言,在組織變革的路上,員工通常也處在沉默配合的狀態,劉顧問提醒:比起離第一線遙遠的高層,其實越基層的員工都是專家,深闇現場問題。如何挖掘基層員工的創意,鼓勵員工把頭腦中的創意轉換出來變成價值,主動思考背後帶來的改善效益,關鍵點是必須投入時間創造一個創意價值發揮平台,例如杯子生產的某製程時間,經過員工提案,實行後改善縮短了2秒,就是很棒的創意價值發揮,從小地方開始經營,建立持續創新氛圍,常言道:『員工是公司最大資產』,鼓勵員工展現創意而不是只帶著雙手來工作,企業將會獲益良多。

精實生產為本的文化變革:主管如何引導部屬獨立解決問題的能力

1.      非限制性問話身為主管非常重要的領導技巧之一就是要學會問問題,例如問說好不好,這樣的問法只有好與不好兩個答案,如果改為:『有沒有更好的方法?』將可以鼓勵員工說出自身的思考方案。

問題可以分為主題型與課題型來看,主題型是現在已經明確發生,明確的鼓勵員工提出解決方案,培養員工問題聚焦能力。課題型則是未來可能發生,培養員工思考看事情的廣度。

2.      讓員工有試錯的機會輔導經驗中常常碰到台灣主管的通病,遇到問題時心裡一急,本來該是員工職責中要去解決的,變成主管自己做比較快,一次兩次之後,養成員工習慣把問題往上丟的習性,反正主管會解決,通通事不關己。這樣員工永遠不會有解決問題的能力。一定要訓練員工自己先動動腦筋的習慣。

正確的做法是:針對問題詢問員工認為的解決方案,不論此對策好或不好都要回饋,好就嘗試讓員工自己先解決看看;不好的話主管可以回饋新方案讓他去執行,一次兩次去討論執行結果,讓員工願意自主思考解決問題,而不是害怕犯錯不願提出想法。

3.      職責劃分確實執行新上任的管理者除了要有能力去訂立SOP之外,還要有能力清楚規劃出部屬職責,讓自己的工作從執行作業變成監督作業,若仍是維持上任前的工作習慣,很容易變成管理者的時間不夠,部門就會無法正常運作;而執行者除了實務作業以外,最重要的是要當個破壞者,過程裡面要能時時去思考,實務上的問題有沒有更好的方法?找出可替代方案,再跟管理者報告。

4.      『換位思考』:組織中的管理者與監督者必要有的思考轉換:身為主管學習站在下屬角度去看問題,考慮下屬執行的難度,以他的角度執行時會碰到哪些問題?若可以排除就要事先排除,展示管理者的視野,而不是官大學問大,一昧用命令式的領導風格,此法雖然簡單卻會招致反效果(帶人與領導統御的拿捏非常重要)而執行者可以學習暫時跳脫自身角色以至少模擬高一階的層次去看待問題,這樣的方法能幫助自己很快理解主管的想法做法避免見樹不見林的狹隘觀點也才是組織所需的成長型人才特質

5.      每個人都應該培養的自信心台灣主管普遍存在的心態:怕被取代,不願意找比自己強的人當部屬,這是自信心不足的表現,很多時候自以為的"能力"實際上是某種公司光環,離開公司之後什麼都沒有。一位管理者的成就來自接班人(團隊), 如果你的部屬很強,你才會強,才是真的SOMEBODY,撇除公司光環之後,還會被懷念才是成功的統御領導之道

  在組織中升遷上位是一種肯定,但若被降職,也可以有氣度去理解、探討轉折點的本質,以自省改善的態度去面對,才是真正需要培養的自信心。


 


精實生產為本的組織變革是企業能否與時俱進的關鍵因素之一,在國外的公司大都習慣每兩三年就來一次組織變革,但在台灣因為教育、民族性的關係,總是花時間在維持現狀上面,害怕改變,劉顧問提醒道:『企業經營是一條永續之路,精實生產為本的組織變革應被視為常態作業,如同LAYOUT之改變成常態化一樣,將其納入例行事項中,從小而大,變成公司文化的一環,而不是遇到大事件大損失才開始要思考改革,將讓企業付出更高額的時間、人力、不適感等代價。』


 

「喝咖啡,聊精實」為華宇企管常態舉辦的免費諮詢交流座談會,企業經營者或管理者透過線上預約,在輕鬆氛圍之中與資深顧問聊聊自身遇到的經營問題,一次一家企業(可多人),不必擔心機密外洩暢所欲言,顧問從專業角度給予建議與方向。

(預約按此,每月固定1~2場次)

文字編輯 : 華宇企管出版小組

文章來源 : 華宇企管顧問團

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