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公家機關將是下一波推動ISO9000的主流 輔導中區國稅局之經驗談
撰文/張志忠
(華宇企管顧問師) 2000-10-11 00:00:00

未命名文件

國內自民國79年開始引進ISO 9000國際品保驗證體系,在各行各業形成一股很大風潮,每家公司或工廠大門醒目的「品質政策、目標、承諾」讓員工付諸實現於日常工作中,亦獲得客戶信賴。

行政院人事行政局為執行政府再造政策,頒佈各行政機關依據ISO 9000國際品保標準及品保體系導入實施並取得驗證為依歸,為此各縣市政府機構均大力推行,諸如省政府住都府、台北市政府捷運局、南投縣政府戶政事務所、中區國稅局、北區國稅局、台灣鐵路局等;有些單位已驗證通過,有些仍在評鑑中。

中區國稅局導入ISO9000的模式與步驟
中區國稅局講究法制、稽核、查審、徵收等;查核各納稅義務人或事業機構按時繳交稅款是主要業務範圍;作業流程講究時效,也有因納稅義務人納稅稅目不一,而不得不以專案處理,這種作業型態和ISO-9000制度化、文件化的體系似乎格格不入。而整個中區國稅局稅務人員及各單位長官、同仁投入國稅局徵收龐大業務,才發覺他們為達成每年上級長官所賦予責任目標,其工作辛勤程度,責任之艱巨非其它政府單位所能比擬的。

中區國稅局推動ISO 9000與一般民間企業雷同,先是成立一ISO 9000推行委員會,高階主管擔任執行委員,以推動各科室,並由企劃科負責擬訂工作進度;各階段均擬訂細目推展計劃,由具豐富經驗之顧問師引導,配合國稅局作業時程表,借用各科室、各分局、稽徵所之專業性,更能收事半功倍之效果。
國稅局自八十七年九月至八十八年二月驗證,其推行之步驟與時間分配參閱附圖:

中區國稅局導入ISO 9000時程表

推行ISO9000之效益
對外而言,國稅局推行ISO 9000之利益有:
■提升國稅局稅務徵收能力
■滿足納稅義務人需求
■提升上級及國稅局同仁認同與納稅義務人信賴感
對內而言:
■作業標準化,減少人為因素或異動所產生之作業差異。
■明確訂定工作職掌,有效分工
■凝聚國稅局同仁對品質之觀念
■建立及累積國稅局管理資源

推行ISO9000應具備之態度
基於人事行政局規定,各縣市、鄉、鎮、政府機構應以導入ISO 9000為目標,但是導入之時機則必需審慎評估,以下幾點建議,可供各政府機關參考:
1.蒐集資訊,掌握脈動
掌握市場脈動,蒐集其他政府機關、民間企業等推動ISO 9000資訊,評估市場對ISO 9000之需求性,以及早作應變。
2.實際瞭解ISO 9000
不了解ISO 9000的利益及內容,往往是逃避推動的主要因素,所以各級政府機關應選派人員實際了解ISO 9000精神及內容,以作最有效之分析與回應。
3.內部自我診斷
先行審查機關內部現有作業是否因人員異動造成混亂或人為疏失造成政府機關內部損失,或者是同仁對服務品質或產品品質欠缺應有之觀念等。
4.規劃內部人力資源
ISO 9000的推行是屬於各單位主管機關的活動,所以推行小組的人力規劃、主管幹部的穩定性及儲備幹部之培訓等都要做安排及考量。
5.訂定明確的推行計劃及時程
依市場需求、人力規劃、業務發展,配合顧問公司先期擬定之安排計劃排定,列入年度計劃中。
6.慎選顧問公司
■須選定有通過ISO 9001驗證通過之顧問公司
■須選定有輔導通過軍方單位,政府單位或國營事業等顧問公司
■須蒐集通過ISO 9000驗證之政府單位的評價,以作為選定考量
7.灌輸幹部正確之觀念
應讓各行政機關主管承辦人員瞭解ISO 9000制度是自己的,還要靠全體參與,瞭解意義,親手寫文件,建立一套通用於各級行政單位的作業系統。
8.高階主管的參與及鼓勵
各級機構行政人員適合全員在一起推動,尤其高階主管能親自參與,更能激勵同仁。
9.系統的維護
取得ISO 9000證書正是系統運作的開始,如何落實執行制度,系統的更新與管理水準的提升,是各級政府機關及企業界共同努力的目標。

中區國稅局導入ISO9000方式
ISO 9000系統中,中區國稅局上層長官考量,依ISO 9000條款導入實施,其主要工作項目為納務義務人做各項國稅稅款徵收、查審、抽查、扣繳申報書送達等服務之一連串作業流程。

在作業系統上,中區國稅局導入ISO 9002的重要項目有:
■合約/訂單審查
(1)合約/訂單內容,包括納稅義務人所報繳各類稅目申報書、扣繳憑單、證明文件等項目,均要確認納稅義務人是否有能力達成。
(2)各類稅目申報書表、扣繳憑單等審核權限及流程要明確訂定且執行。
(3)各類稅目申報書、扣繳憑單等變更流程及相關記錄要建立書面資料且保存備檔。
■採構營繕管理
(1)各單位之採購訂單依總局採購權限規定,由各權責相關人員負責審核其適切與正確性。
(2)由採購主辦單位提出指標公告,遴選有能力配合之供應商。並制訂執行各階段驗收辦法及標準。
■客戶供應品管制
各項科目納稅義務人所繳交申報書表、扣繳憑單、證明單據等均由各承辦單位負責各項管制,並依納稅法各項規定執行。
■產品之鑑別與追溯
各類稅目不同編號類別、各區分局、稽徵所作業,均賦予統一編號,以利管理及方便調檔、存檔等考量作業適切性。
■流程管制
建立國稅徵收各項作業流程圖,並依流程制訂各類稅目稽徵款項作業辦法。
■檢驗與測試
(1)建立完整的各類稅查審、電腦分案派查流程與不可違反稅法規定的檢驗標準。
(2)將各項查審、分案派查、複查稽核案件等結果記錄並保存。
■產品運搬、儲存、包裝、保存與交管
(1)建立各類稅目徵收申報書、扣繳憑單等包裝規範,確保運送至總局的過程,各類稅收單據憑證之安全。
(2)確保各類稅目表單堆置方式與包裝材料之安全性
(3)儲存環境(溫、濕度)對產品(各類稅單)的影響要適當的管制。
■服務流程管理
(1)制訂各類稅目徵收前宣導訓練、徵收中、徵收後服務流程。
(2)研擬國稅局特定之服務項目與方式,以提升服務品質。
■統計技術管理
(1)訂定年度各類稅目徵收標準及責任區的每季達成目標值。
(2)統計責任目標達成徵收件數及各類稅額目標達成率,做技術分析,預防可能產生之問題。

公家機關的行政效率與服務品質一向為人民所詬病,在〝ISO 9000〞已是國際認可的品質代言人時代,公家機關建構此管理系統,在形象上不僅可掃除人民對此的偏見,在實質上,更是可以大大的提升服務品質與效率,這麼好的事,何樂不為呢?

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